Stellt sich nun die Frage:
Wie bekomme ich meine Belege aus dem Rechnungswesen in die elektronische Form und wie muss diese aussehen, damit meine Kommunikationspartner sie auch lesen können?
Anstatt die Belege auszudrucken, werden also die Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem in eine Datei gespeichert und als „Nachricht“ gesendet. Diese Datei muss ein exakt festgelegtes Format haben. Der meist genutzte Standard im Handelssegment ist UN/EDIFACT.
EDIFACT steht für: Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport.
Dieser Standard beschreibt jedoch nur das Datenformat und nicht den Übertragungsweg. Somit könnten Edifactdaten auch auf eine Diskette gespeichert und über den Postweg zum Empfänger versendet werden. In der Praxis geschieht die Übertragung allerdings in der Regel über ein Mailsystem (X.400) oder das Internet (AS/2).
Der Standard EDIFACT ist für verschiedene Industrie und Handelsbereiche nochmals in Untergruppen, so genannte Subsets, unterteilt. Die wichtigsten hier wären z.B. EANCOM (Konsumgüterindustrie), EDITEC (Sanitärbranche) oder ODETTE (Automobilindustrie). Für diese Untergruppen gibt es verschiedene Nachrichtenarten die zwischen zwei Nachrichtenpartnern ausgetauscht werden.
Die Hauptnachrichtenarten im Bezug auf die Geschäftsabläufe wären hierbei Bestellung = ORDERS, Auftragsbestätigung = ORDRSP, Liefermeldungen = DESADV, Rechnung = INVOIC.
Für Stammdaten gibt es die Nachrichtenart PRICAT.
Die Nachrichtenpartner und alle benötigten Nachrichtenarten müssen im Vorfeld eingerichtet werden, weshalb der organisatorische Teil einen Großteil der Vorbereitungen einnimmt.